Праздник хранителей истории: в День архивиста пообщались с директором Кормянского районного архива Жанной Агеенко
Сегодня, 6 октября, в Беларуси отмечается День архивиста. Дата приурочена к годовщине создания в 1863 году первого централизованного государственного архива на территории страны – Витебского центрального архива древних актовых книг. Праздник посвящён работникам архивных учреждений, которые сохраняют историческое наследие, занимаются систематизацией документов и обеспечением их сохранности для будущих поколений. В профессиональный праздник директор государственного учреждения «Кормянский районный архив» Жанна Агеенко рассказала о профессии, распорядке рабочего дня и самых частых запросах.
Пожалуй, не ошибусь, если скажу, что со словами «архив», «архивариус», «хранение документов» и им подобных у многих возникает ассоциация длинных рядов пыльных стеллажей, где с пожелтевшими страницами документов работают убелённые сединами сотрудники. Из поколения в поколение работа в архиве окутана различными тайнами. Спешим развенчать этот стереотип. На самом деле никакой сверхсекретности здесь нет – всё в пределах обычного документооборота. А сами работники архива сегодня – это активные и деятельные специалисты, которые готовы и справку выдать, и в хранящихся документах поддерживать идеальный порядок, и с современными технологиями на «ты». И Жанна Викторовна именно такая.
– В Кормянском районе есть несколько архивов. В большинстве из них обязанности архивиста возложены на тех или иных сотрудников, а непосредственно районным архивом уже почти 10 лет заведую я. Архивный фонд у нас не очень большой, так как непосредственно здесь хранятся документы по личному составу индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, которые ликвидированы без правопреемника, – рассказывает директор учреждения.
Впрочем, несмотря на то, что фонд кажется не самым большим, обязанности у архивиста весьма обширные. На её хрупких плечах – финансовая ответственность, охрана труда, работа с людьми и документами, выдача справок социально-правового характера гражданам и организациям, оформление копий документов, выписок из них и информационных писем. Чаще всего это справки, подтверждающие оплату труда, период работы, факт проживания на определённой территории, о нахождении в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет и многие другие. Также, поскольку архив периодически пополняется новыми единицами хранения, нужно оказывать методическую помощь в правильной сдаче документов в архив:
– Мы принимаем не все документы организации десятком коробок, а те, которые касаются личного состава. Рассказываю, какие именно документы нужно передавать в архив, как правильно их оформить, пронумеровать, прошнуровать, составить опись и так далее. Это делается, чтобы в случае возникновения необходимости можно было оперативно найти требующуюся информацию. Только за последние годы в архив было сдано 2600 единиц хранения от Кормянского райпо, около 600 дел от Кормянской ПМК. Сдают и другие организации. Также у нас хранятся книги ликвидированных до 1991 года сельсоветов: Волынцевского, Золотоминского, Струменского, Хлевнянского. Эти документы помогают подтвердить проживание или работу на отселённой территории. Все документы должны храниться в полном порядке и в соответствующих условиях.
Справляться с задачами помогает чёткое планирование каждого рабочего дня. С утра Жанна Викторовна обозначает наиболее важные и актуальные задачи, проверяет температурно-влажностный режим хранения документов, а затем выполняет всё намеченное.
Впрочем, хранение документов в архиве по личному составу не бесконечное, у каждого определён свой срок. Ежегодно проводится экспертиза ценностей. Документы, утратившие ценность, подлежат уничтожению:
– Проверку проводит комиссия в составе трёх человек. Списанные документы ни в коем случае не сдаются на макулатуру и не выбрасываются, так как содержат личные данные и конфиденциальную информацию. Всё уничтожается в присутствии комиссии, составляем акт и делаем соответствующие отметки. В прошлом году так было изъято из архива более 300 единиц хранения.
Как же можно получить нужную справку? Всё просто: можно обратиться лично, по электронной почте, через СМДО или службу «Одно окно». Все заявления рассматриваются в установленные законом сроки.
– Сейчас отмечается рост количества обращений граждан и организаций по вопросам административного характера. Это свидетельствует о том, что у нас высокий процент использования хранящихся документов. Или, говоря проще, о том, что наша работа нужна людям. И это главное.
Олеся Шутикова
Фото автора
